Posted on 2010-07-27 01:20
Kevin_Zhang 阅读(488)
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*****三*****克服障碍因素,实践高效学习
那么,如何能够克服个人学习的障碍因素,实现高效学习呢?
对于这个问题,不同的人从不同的角度给出了很多答案。走进一家大的书店,你会发现各种各样所谓“高效学习方法”的书籍占据了一大排书架,从幼儿教育启蒙到中小学学习指南,从高效阅读、速记、记忆到成人研究性学习,不一而足。鉴于学习的个性化以及已有大量介绍具体学习方法的书籍或参考资料,本文不对学习方法面面俱到,也不深入讨论阅读、记忆等过程,而是结合第一部分提炼出来个体学习过程的关键因素,重点论述如何突破限制高效学习的心智模式障碍,强化学习动机,端正学习态度,提升学习能力。
(一)学习内容的甄选
在当今知识大爆炸的时代,谁也无法学完所有的知识。因此,在某种程度上,明确要“学习什么”可能比知道“如何高效学习”更为重要。学习内容的甄选重点在于如何找到自己的短板,并且需要结合自己的兴趣、对工作的重要性、紧迫性、资源的可获得性等多种因素进行综合考虑。
(二)树立正确的学习态度
通常如果学习动机够,学习态度大概不是问题。一般常见的学习态度偏差有:被动、专注力不够、只顾眼前缺乏前瞻性、偏食──选择性的学习等。针对这些问题,建议大家重新检视自我:我是谁?我为什么干这件事?我现在该做什么?一年后我该获得到什么样的成就?三年(或五年、十年)后我希望自己成为怎样的一个人?
当你改善了自我认同,不只学习态度改善,生命的态度亦定有正面的转变。
(三)树立自信心,克服心理缺陷
IBM总裁老沃森曾经说过:像我们这样的超级计算机,全世界只需要25台;而现在,各种性能与当年不可同日而语的超级计算机部署的台数恐怕无人数得清楚。因此曾经有人感慨地说:只有想不到,没有做不到。
限制,制约了你的发展。如果我们能够摆脱植根于我们头脑中的各种限制,我们就可以获得更大的发展。否则,我们就只能束手束脚,不敢去尝试和创新。
中国人教育孩子的时候,经常爱说“这样不行”、“不能这样”、“不能那样”,诚然,这样可以避免孩子重复很多错误,或者陷入危险之中,但当孩子慢慢长大,这些“限制”、“禁止”已经进入他们的潜意识之中,当环境发生变化时,他们可能也不敢去尝试那些曾经被父母、老师、朋友告知“不行”的东西。我们有很多时候,都没有意识到自己能做更多的事,而周边的环境有设置了很多限制,父母、家人、朋友经常挂在嘴上的“这也不能做”、“那也不能做”、“不要太冒险”等等看似关心我们的“关照”,也使我们失去了奋进、挑战自己极限的勇气和冲动。事实上,如果勇敢地试一试,我们可能取得更大的成绩。而在很多西方国家,尤其是美国,父母给孩子更多的机会去尝试,他们不是简单重复一些禁止的指令,而是通过一些方法和技巧让孩子自己去领悟。所以,相比之下,西方的孩子似乎比中国孩子更具有创造性。
以下两则小故事希望对大家有所启发。
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你能行!
这是笔者从《读者文摘》上看到的发生在美国的一个真实故事(主人翁的名字已经记不清楚了,但故事的轮廓却给我留下非常深刻的印象),说的是一个小男孩很小的时候患了一种病,医生告诉他的父母,他可能永远不能象正常人一样站立行走了。但父母没有把这个消息告诉孩子。当这个小孩子一瘸一拐开始学习走路的时候,他们没有阻拦----这个孩子学会了走路;当孩子在学校里报名参加长跑队、参加竞赛时,他们没有阻拦----这个孩子非常刻苦地训练,最后,他获得了州长跑比赛的冠军。
你是一只雄鹰,不是鸡
从前有一只鹰,很小的时候因为意外变故落到了鸡窝里。鸡妈妈把小鹰当作自己的宝宝,同其它小鸡们一起抚养着。慢慢地,这只鹰长出了雄伟的身材和强壮的翅膀,但它没有意识到自己是一只鹰,它认为自己是一只鸡。它也羡慕过蓝天上展翅高飞的雄鹰,但每每振翅欲飞,鸡妈妈总是非常爱护地劝阻它,兄弟姐妹们要么冷嘲热讽,要么劝它不要好高骛远。它就没了自信,和其它鸡一样,扑腾两下,就落下来了。
直到有一天,鹰爸爸、鹰妈妈找到了它们失散的孩子。它们对这只小鹰说:你是一只雄鹰,不是鸡。但小鹰固执地认为,自己已经试了,不能搏击长空,它是鸡,不是鹰。
见劝说无效,鹰妈妈想出一招:它猛地一口叼起小鹰飞上高空,然后松开了口——顷刻之间,这只小鹰就象一个断线的风筝,急剧下坠。它吓坏了,认为自己这下子是死定了,求生的本能使它不知不觉中张开了双翅——它飞起来了。
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自我超越
“自我超越”是彼得·圣吉提倡的五项修炼中的重要一环。它是学习型组织的精神基础,也是个体高效学习的重要前提。如果安于现状,不求上进,何谈学习?
(四)保持好奇心,强化学习动机
好奇是学习的第一要素。如果对任何事物都缺乏好奇心,没有求知的欲望,也就没有学习的动力。幼儿是最好的学习者,源自他们有着强烈的好奇心。他们什么都要问“为什么”,一大堆的问题源自于好奇心,而人类知识的增长亦来自好奇心。长大后的大孩子,懂事了,也就“世故”了,不好意思问问题,好奇心也逐渐丧失,学习能力也就逐渐下降。我们要将好奇心找回来,好奇心促使我们问:是什么?为什么?这也是学习动机的起点。
有学者研究指出,爱因斯坦就是在成年后仍然保持着强烈的好奇心,他能问一些大人不屑一顾,看起来只有小孩子才能问的问题。因而,爱因斯坦成为伟大的科学家,而一般人则没有,区别就在这里。确实,我们读到的很多关于爱因斯坦的故事都能说明这个问题。
此外,最上乘的学习动机是──好玩,至于怎么样会变成「好玩的学习」,可能因为天赋、同伴、老师、成就感等因素造成,总之使学习的过程充满趣味,大概所有的困境都化为乌有。
再者,因其它目的而引发的学习动机,也能帮助孩子努力学习,例如:为理想而学习、为提升自我而学习等,只要正面的都可以,但切不要是负面的动机,如:怕挨骂、怕受处罚、金钱诱惑等,不但不能持久,反而易视学习为畏途。
保持开放的心态对于保持好奇心非常重要。因为没有开放的心态,就会充斥着恐惧、冷漠、不感兴趣、规避或贪图安逸等形形色色的抗拒心态,从而扼杀了好奇心。
(五)厘清个人愿景,不断超越自我
“自我超越”的修炼是学习不断厘清并加深个人的真正愿望,集中精力,培养耐心,并客观地观察现实的过程。它是学习型组织的精神基础。精通“自我超越”的人,能够不断实现他们内心深处最想实现的愿望,他们对生命的态度就如同艺术家对于艺术一样,全心投入、锲而不舍,并不断追求超越自我。有了这种精神动力,个人的学习就不是一个一蹴而就的项目,而是一个永无尽头的持续不断的过程。而组织学习根植于个人对于学习的意愿与能力,也会不断学习。
彼得•圣吉在《第五项修炼》一书中就提到了“情绪张力”(emotional tension)与“创造性张力”(creative tension)的区别。他认为,当我们把“愿景”(vision,愿望的景象)与一个清楚的“现况景象”(相对于“愿景”的实况景象)同时在脑海中并列时,心中便会产生一种想把二者合而为一的力量--这就是“创造性张力”。但是,如果愿景与现状之间存在较大差距,就可能使人产生焦虑、悲哀、气馁、绝望或担忧等负面情绪,这就是“情绪张力”。为缓解情绪张力,人们常常倾向于降低愿景,使之更接近现况,从而使得情绪张力成为腐蚀个人目标的“杀手”。因此,正确把握创造性张力,控制情绪张力或掌握舒解情绪张力的正确方法,对于学习是非常重要的。
(六)改善心智模式,用新眼睛看世界
个体心智模式的存在在很大程度上能够促进人们的学习,它能使我们屏蔽掉大量的无用信息,提高信息的处理效率。例如,我们只需要记住一个人脸部的一个特征,就可以记住这个人,而不用将他整个脸部的所有信息都存储起来。但与此同时,心智模式又可能禁锢我们的思维,制约我们的学习。例如,我们在很大程度上只能记住符合我们记忆模式的东西。很多不符合我们心智模式的重要信息,也许会被我们“视而不见”。
“改善心智模式”的修炼是把镜子转向自己,发掘自己内心世界深处的秘密,并客观地审视,借以改善自身的心智模式,更利于自己深入地学习。壳牌石油公司之所以能成功地度过二十世纪七、八十年代“石油危机”的巨大冲击,并成长为全球首强,主要得益于学习如何显现管理者的心智模式,并加以改善。
每个人的脑海中都有一些定势,他们束缚了我们的思想和行为,从而产生很多错误或苦恼、迷惑。而当我们一旦认识了这些可笑的思维定势,换一种思维,你将发现一个崭新的世界。因此,解除心智模式障碍,可能是开始创造性学习的第一步。
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眼睛与变色镜、滤镜、放大镜、显微镜
人的眼睛真是一个复杂有趣的东西。
有时,它是一副“变色镜”,它让你对你喜欢的事或人总是觉得那么舒服,所谓“情人眼里出西施”和“爱屋及乌”就是“变色镜”在起作用。
有时,它是一副“滤镜”,让你只看到自己愿意看到的,而对那些你不愿意看到或者超出你知识范围的事物“视而不见”——西方学者曾做了一个有趣的实验:他们让非洲原始部落的一个酋长乘飞机到大都市里,酋长对身边的花花世界觉得非常神奇,但当结束这场试验,科学家们问酋长看到、听到了什么时,酋长的回答令科学家们非常惊讶:他所看到的既不是高楼大厦、车水马龙,也不是灿烂的霓虹和嘈杂的音乐,而是集市上一个小贩竟能一个人运送那么多香蕉(当然是用车)!
有时,它是一副“放大镜”,当某人在你眼中失去光环或者你发现某人的一个特别“刺眼”(也许并不是多大的问题)的缺点时,你就会发现它“更多”、“更大”的问题——其实,事物总是如此,既不是完美的,也不是一无是处。眼睛的这种“放大镜”的功能经常使你无法准确把握事物。
有时,它是一副“显微镜”,可以让你对事物的细微变化“明分秋毫”,也可以让你“见树不见林”、“一叶障目,不见泰山”或者陷入“盲人摸象”的尴尬境地。
眼睛的功能还有很多,你不妨认真想一想,自己的眼睛还有什么“神奇”的功能?这些功能限制你成为一个“耳聪目明”的智者,而置身于一个混沌、纷乱和苦恼的世界。只要你认识到这些功能、并下决心采取措施,你就会发现一个“全新”的世界!
1. 创造适宜学习的态度
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上帝的钥匙藏在哪里了?
西方人相信上帝花了七天创造了万物。到了第七天晚上,上帝手里拿着掌控世界的钥匙,想把它放在一个人类很难找到的地方。为此,他请教了他所有的顾问。有人建议把钥匙放在世界最深的海洋之底,有人建议把钥匙放在世界最高的山峰之巅,还有人建议把钥匙放在月亮最阴暗的角落里。但上帝依然感到不放心,他觉得早晚有一天人们都会找到这些地方。
上帝想了许久,最后他终于想到了个最安全的地方。他说:“我决定把钥匙放在一个离人类狠近又很远的地方,人类肯定很少想到在这里寻找。”
于是他把钥匙放在了人类的心灵里。
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上帝确实很聪明,他把钥匙放在人们最容易忽视的地方。确实,我们每天都用眼睛、耳朵、鼻子、肌肤等感觉器官“审视”、“体验”着这个世界,但我们似乎很少审视、检查自己的内心世界。因此,一旦出了问题,我们最直接的反应就是:一定是外界哪个地方出了问题,而不是先从自己身上找问题。有时候,是我们观察世界的角度已经不再适合环境的要求,并不是环境错了,而是我们看问题的角度错了。
2. 抛弃成见,转换观念
每个人的脑海中都有一些定势,他们束缚了我们的思想和行为,从而产生很多错误或苦恼、迷惑。就像《列子》中所讲的一把斧头的故事:一个人丢失了一把斧头,他怀疑是邻居家的孩子偷的,便暗中观察他的行动,怎么看都觉得他的一举一动就像是偷了他的斧头,直到后来,那个人在自己家里找到了丢失的斧头,再碰到邻居家的孩子时,怎么看都觉得他的一举一动根本不像是偷斧头的人了。因此,当我们一旦认识了这些可笑的思维定势,换一种思维,你将发现一个崭新的世界。
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智者与高僧
有一次,一位智者去拜会一位高僧。这位智者听说高僧非常聪慧,有意给他一点难堪,考验考验他。就问高僧:“师傅,你看我像什么?”
“施主像一块美玉。”高僧答道。
“可我看你像一堆牛粪。”智者挑衅道。
可高僧一点儿也没生气,他叫徒儿拿来了一面镜子,意味深长地说:“我们每个人看到的事物,其实就是自己内心的写照。”
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是的,正如这位高僧所言,我们每个人都有一面镜子,我们看到的事物,其实就是我们内心的写照。所以,彼得•圣基曾经说过:要改善心智模式,必须将镜子转向自己。要改变现状,就得改善自己;而要改善自己,首先就要转变自己的观念。哲学家库恩(Thomas Kuhn)在他极具影响力的经典之作《科学革命结构》一书中指出,每一项科学研究的重大突破,几乎都是先打破传统,打破旧观念,而后才成功的。企业经营也是如此。
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转换观念的趣味练习两则
(1)9点连线
3行3列排列的9个点(如图所示),要求你在笔不离开纸面而且不重划的情况下,用4条直线把它们连起来。开动脑筋,想一想。
![](http://www.cko.com.cn/images/articles/20051013/qiu_xuexili3_1.jpg)
(2)您能在17分钟以内过桥吗?
某天深夜,四个逃犯越狱出来,到了一座桥前。桥很窄并且承重有限,一次最多只能通过两个人。这四个人只有一个手电筒,而没有手电筒是无法过桥的。逃犯甲年轻力壮,行动迅速,过桥需要1分钟;逃犯乙需要2分钟;逃犯丙需要5分钟;而逃犯丁由于年老体衰,行动迟缓,则需要10分钟。过桥必须借助手电筒,两个人一起过桥,过桥时间以较慢的人为准。
由于搜捕的人只需要17分钟就可以追到这里,他们必须在17分钟以内通过这座桥,才有机会逃生。现在请你想一想,如何才能在17分钟之内通过?
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3. 学会倾听与深度汇谈
一个人要听,才能获得信息或学习,而其前提是必须专心、安静地聆听。
![](http://www.cko.com.cn/images/articles/20051014/qiu_xuexili3_2.jpg)
如果试着聆听,你就会发现其实很难做到。我们总会投射出自己的看法、背景、偏好、冲动等。假如受到这些因素控制,就无法完全注意地聆听。在这种情况下的聆听,毫无价值可言。如果只能听到自己的声音,我们将无法学习;而如果只是听,而不用心分析,我们也将无所适从。所以,善于学习的人,一定善于倾听。
![](http://www.cko.com.cn/images/articles/20051014/qiu_xuexili3_3.jpg)
交谈有两种类型:深度汇谈(对话)与讨论。“深度汇谈”(dialogue)起源于印第安猎人在晚上围着营火分享他们的故事,并且唱歌、跳舞。它是一群人经过交谈、意义自由流动,从而找到共同的心智模式与愿景的过程。
它同其他几个相近的词汇有着很大的差别:
![](http://www.cko.com.cn/images/articles/20051014/qiu_xuexili3_4.jpg)
汇谈(dialogue) 源自leg的字根,意思是去收集或说。希腊文dialogos被翻译为词语、意义或关系的流动。
交谈(conversation) 本意是“集中在一起”
讨论(Discussion) 源自于dis guatere,意思是分散、检查、捣碎。
辩论(debate) 源自battuere,意思是用文字推翻或战斗。
“深度汇谈”是深入地、高层次、高质量的沟通、倾听与共享。深度汇谈的目的不是探究真相,而是建立共同的意义。它要求自由地发掘微妙的话题,摒弃自己的成见,悉心倾听,并通过深入的理性思考,对我们认为理所当然或顺理成章的一些经验、工作程序、方法或假设提出质疑,借以发现隐藏在事物背后的真正规律。
进行“深度汇谈”的秘诀是学会如何识别团队中个体之间相互作用的方式。它与讨论(discussion)存在明显的区别。讨论经常导致争论与对立,它无益于创造团结、民主、和谐的气氛,不利于充分发挥团队的功能。而对话则有助于建立相互信任,进行高质量的交流,达成深入的理解和共识,进而增进团队的凝聚力,使团队真正成为一个坚强的战斗集体。当团队真正在学习时,不仅团队整体显现出色的成果,个体成长的速度亦远较其它的学习方式为快。
4. 学会“忘却”
我们每个人其实都是带着无形的“手铐脚镣”等刑具在跳舞。随着时间的流逝,一些思维模式,尤其是那些曾经取得成功的经验,就会根深蒂固,想改变他们会变得非常困难。除非组织领导不断寻找新的方法去处理原有的模式,否则,以往的成功就会滋生自满和漠然,从而成为变革和创新的“包袱”。为了学习,有时候必须忘记习惯的解释世界的方法,跳出旧有的行为模式。其实,学习过程的一个重要部分就是忘却旧的思维模式以及旧的方法和行为。
(七)保持谦虚,学会倾听
南隐是日本明治时代著名的禅师,他的一杯茶的故事常常为人所津津乐道并予人以启发。
有一天,一位大学教授特地来向南隐问禅,南隐以茶水招待,他将茶水注入这个访客的杯中,杯满之后他还继续注入,这位教授眼睁睁地看着茶水不停地溢出杯外,直到再也不能沉默下去了,终于说道:"已经满出来了,不要倒了。"
"你的心就像这只杯子一样,里面装满了你自己的看法和主张,你不先把你自己的杯子倒空,叫我如何对你说禅?"南隐意味深长地说。
南隐禅师教导的“把自己的杯子倒空”,不仅是佛学的禅义,更是人生的至理名言。心里装得满满的固有的成见,如何学得下新东西?保持一个开放的谦逊的心态,“虚怀若谷”,才能有足够装填的空间。“满招损,谦受益”是古贤留给后人一句可以千年护身的诤言。
(八)持之以恒,养成终身学习的习惯
冰冻三尺非一日之寒,要解三尺冰势必也得多日之暖,孩子面临的学习困境不一,但也都得花相对的努力与时日,才能扭转劣势转亏为盈。然而,在当今一切讲求效率的时代,其副作用是人人追求快速,甚至连教育也要求速成,期望立竿见影的特效药。其实,学习是没有速效方案的。如同龟兔赛跑那则古老的寓言所讲的那样,不要做聪明的兔子,要学乌龟,天天爬,慢慢爬,学问智能要靠点点滴滴的累积,绝无速成的。学习要有毅力,每天“勉强而行之”(切记,要勉强自己!)要有耐心,长期的耕耘才看得到收获。
成功取决于习惯,而非智商。要养成随时学习、不断学习、终身学习的习惯。从古至今,每一个成功者都善于学习,有着随时学习的好习惯。例如毛主席酷爱读书、思考,即使在专列上也要阅读大量的书籍;海尔总裁张瑞敏在飞机上也专心致志地读书;而联想集团总裁柳传志也每天花大量时间读书学习。
因此,有人说:学习没有捷径,只有养成随时学习的好习惯,持之以恒,日积月累,才能成为学习有成的人。
*****四*****高效学习技巧
(九)掌握高效学习的技巧
1. 创造适宜的环境
心理学和对人类学习的研究结果表明,环境对于个体学习有着重要影响。很多书籍也详细描述了如何创造适宜学习的环境,例如《学习的革命》。下面,我们简单介绍一下这方面的几项措施:
• 创造和维持适宜的物理环境——如果物理条件和环境不舒服(例如椅子坐着很难受、四周充满了噪声等),会影响人的学习;而如果环境与条件太安逸,缺乏适当的刺激,也会降低学习的效率。
• 氛围——我们很多人都有过一走进学校临近期末考试的教室,或者类似新东方外语学习培训大课堂时,所产生的强烈的学习冲动,由此可见氛围对于学习的重要性。
• 音乐——类似巴洛克风格的音乐可以让人们的精神得以放松,顺利进入适合学习的状态。
• 开头的活动——可以使人放松,进入状态。
• 适当的大脑波长—大脑脑波在波时,学习效果最好。
• 给自己的大脑补充食物。
• 深呼吸—给你的大脑补充氧气。
• 适时的休息——人的大脑和记忆系统对刚开始和结束前的内容比较感兴趣,而对中间冗长的内容感到乏味,所以必须经常中断,进行休息。
2. 利用你未知的力量
最近有一门学问,叫“神经语言程序”(Neu Language Program,简称NLP),就是试图通过研究发现人的潜意识中的力量,来达到提高生产率和商业成功的目的。这门学问相信,在人的内心深处还蕴藏着潜能巨大的力量,没有得到充分开发。如果得到适当运用,我们可以取得更大的成功。这些力量可能包括:
• 暗示;
• 潜意识;
• 大脑的能量;
• 想象;
• 动觉。
3. 思考与顿悟
思考是真正学习的第一个动作。只有观察而没有学习,是不能称为学习的。而很多学习过程既需要苦苦的钻研与思索,也往往需要顿悟。而顿悟除了偶然之外,其实也是在有深厚基础上综合运用大脑各种力量的结果。试想一下,在牛顿之前,有多少人对苹果熟透落地熟视无睹;而牛顿在苦苦思索地球引力的过程中,受到苹果落地这一常见现象的激发而顿悟,发明了万有引力定律。
4. 运用网络
“你收集、管理和使用信息的方式,决定了输赢。”在人类社会已经进入了信息社会,如果你使用的工具还停留在“刀耕火种”的“石器时代”的话,你肯定无法参与激烈的市场竞争。
相较于传统的面对面实体教学,透过因特网进行的电子化学习(e-Learning)带给人们一个全新的学习方式;这种没有时间、空间限制的学习方式,随时等待有心人叩门,各种不同的教学模式,更给企业的人力资源开发注入新生命力。
5. 创造性思维
创造性思维就是敢于、善于突破传统,发明新的事物或做事情的方法,从而获得超乎想象的效果。在当今世界,如果缺乏创新思维,一味跟随,只能永远落后挨打。
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桶满了吗?
海滩上,一个小女孩提着一个塑料桶,装了一整桶的鹅卵石,抬头望着妈妈说:“我已把桶装满了!”
“真的满了吗?我们还可以再往里装些什么呢?例如细细的沙子。”妈妈回答道。小女孩很快就领悟到了,跑到沙滩上,用铲子铲了好几把细砂放入桶中,细砂顺着鹅卵石缝慢慢填满了,妈妈夸奖着小女孩:“好棒哦!你又放了四铲的砂子,想想看如何再加一铲?”
小女孩想了一会,不得其解,有点生气的踢了一下塑料桶,惊奇地发现表面上的砂子往下渗了一些,小女孩高兴的摇着塑料桶跟妈妈说:“妈!砂子又要往下滑了!”
于是她又倒了二铲的砂子,妈妈在旁不停的夸奖她的聪明,塑料桶中细砂填满了,妈妈又在旁鼓励说:“想想看,还能加些什么?”
只见小女孩往海边跑去,提着一个小塑料桶,装了半桶的海水,往下灌,海水很快就被细砂吸干了,接着又是一桶的海水……
突破传统,能在有限空间容纳无穷创意。
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从3M公司的案例可以找到创新的五个突破口:
(1)最直接的途径是在以前所取得成绩的基础上建立起一座增值的“桥梁”,例如在用无纺材料制成的口罩上增加微粒来吸收气体、加入电流来吸附灰尘;
(2)第二条途径需要具有像敏锐的洞察力,即采用联系的办法,如把胸罩与口罩、鸡汤与吸油剂联系起来;
(3)有时需要外界的刺激才能产生一种绝妙的方法;
(4)一个看上去根本解决不了的难题,其答案也许就在我们的眼皮底下,只不过需要我们改变一下以前的思维模式,例如为了延长笔记本电脑电池的使用寿命,可以苦苦钻研发明容量更大、性能更好的电池,也可以增加屏幕的亮度、降低耗电量;
(5)最后,技术合作可以开创出一片新天地。
*****五*****个人知识管理
(十)个人时间管理
“时间不够用”是很多人逃避学习的托词。确实,一个人的生命是有限的,可支配的时间是有限的,但知识似乎是无限的。因此,如何有效管理时间,是保证学习效果的重要问题。
在这方面,柯维(Covey S. R.)以及富兰克林等人进行了有意义的探索,例如柯维的《与成功有约》揭示了成功的七项习惯,成为风靡全球的励志丛书经典,他开发的培训课程也受到极大的欢迎。
下面,我们从三个方面来谈一谈时间管理:
1. 学习内容甄选(确定学习什么)
我们永远也不可能游到知识海洋的彼岸。因此,“学习什么”可能是一个比“如何学”更为重要的问题。
2. 学习如何学习
有一天和一个朋友谈起孩子的教育,我说:现在的孩子很辛苦,从三岁开始就要背唐诗、学外语、学乐器。我的那个朋友说:我们隔壁邻居家的小孩三岁时就可以背好多首唐诗,可是到了四、五岁,几乎全忘光了。这就说明,孩子学了多少不是重要的,重要的是孩子学会了如何学习。
“磨刀不误砍柴工”,“受之于鱼,不如授之于渔”等这些朴素的哲理都告诉我们一个道理:在有限的时间内,通过运用正确的方法可以学到更多的东西。这样也相对延长了你所拥有的时间。因此,“如何学习”可能是一个比“学到了什么”更为重要的问题。
3. 做时间的主人:善用时间
现代社会的人总是喊着忙,时间不够用。但正如鲁迅先生所说:时间就像海绵里的水,想挤总是会有的。因此,我们必须掌握分配、管理时间的方法与技巧,才能让自己的时间得到正确的分配和高效的使用。
• 区分“救火”与“消防”——为了在有限的时间内产生最大的效益,每一个人或不同的企业层次,都应将其设定的目标根据重要性和紧急性分出不同的优先顺序,第一优先是重要且紧急的事,第二优先是重要但较不紧急的事,第三优先较不重要但却紧急的事,第四优先才是较不重要且并不紧急的例行工作。一个好的消防队应该花大量的时间用于“预防”,而不是整天忙于“救火”。因此,精明的经理人必须采取措施重视那些“重要但不紧急”的事,努力降低“重要且紧急”的工作。
• 制定明确的目标与原则——没有目标,我们就会像无头的苍蝇一样,到处乱撞;有了目标,才有了大方向,让所花费的每一点时间都有价值。为了能掌握时间,个人可能要想清楚自己十年以后要是个什么样、三到五年是个什么样,然后列出主要的目标和分阶段的目标,这是一个有机整合的目标体系。与此同时,个人必须具有自己的价值判断标准,从而为发生冲突或矛盾时找到打破困境、斩断乱麻的“利剑”。
• 制定计划——没有计划,行动的效率就会大打折扣,而精心计划以后也才能看出实际行动中可能产生的风险,使自己保持警惕,从而使理想与现实、预期与行动结合起来。
• 把握现在,心动不如行动——过去已经成为过去,无法更改,因此,一味沉湎于过去的成功或者对过去的失误悔恨不已都于事无补;未来就是未来,梦想的世界可能成为现实,也可能成为泡影;因此,空想着未来无异于白日做梦,对于成功也没有任何好处。因此,正确的态度是把过去做为现在改善的参考,把未来做为现在努力的方向,而好好的把握现在,立刻去运用正确的方法做正确的事。
• 坚持、执著——成功源于坚持、执著。时间总是一秒一秒地在转动,稍有疏忽就消失了。因此,按照既定的计划、朝着既定的目标,一步步逼近、一秒秒坚持,是一种毅力。缺乏坚持的毅力和执著的精神,就像小猫钓鱼一样,终将一事无成。
• 积沙成塔,集腋成裘,善于利用零星的时间——我们每个人在生活中都有大量的零星时间,例如等人、等车、排队等候的时间等,利用这些时间来整理思路或看书等,时间久了就会受益无穷。记得有一个销售员,随身带着很多明信片,一有空闲时间就给客户发感谢信等联络感情,不仅充分利用了时间,而且也产生了经济效益。
• 分工授权,利用别人的时间——实际上,下属可以帮您处理许多烦琐事务,花很多时间处理小事情是非常不明智的。
• 学会统筹,有条不紊——有的事情可以一心几用,如边看电视边整理内务;不同事情可以分个顺序,就会事半功倍。
• 学会说“不”——无谓的应酬可能浪费您大量的时间,而不相关的诱惑可能导致你走向歧途,说“不”是一种勇气,是一种对自己负责的美德。
• 凡事不能拖拉——海尔取得成功非常重要的一点就是他的OEC法则,也就是“日事日毕,日清日高”,今天能做的事今天做,今天应该完成的工作不要拖到明天。
• 善于利用工具——“君子性非异也,善假于物也”,利用先进的工具、手段是人类智慧的体现,可以达到单凭个体的体能无法达到的目标,因此,必须善于利用各种各样的工具,例如通过电脑、因特网可以使您高效得到所需的信息、或减少重复的文字工作,利用PDA、记事本、通讯录、台历等有助于您有计划地管理时间。
• 及时反省、评估——任何的行动都必须对其结果所产生的效益进行定期性的评估,以清楚地了解实际与预期的差异,把握各种未曾预测到的状况与可能的风险因素,以重新调整或改进,使未来的行动更有效率。
(十一)个人知识管理
尽管很多人可能还在抱怨信息不足,但现在信息过度泛滥已经成为一个事实,而不再只是理论。当今社会是信息时代,是知识爆炸的时代,有证据表明,大多数人缺乏保持与社会发展同步的必要技巧和工具。安达信管理咨询公司战略变革研究所估计,一个专业人士每天要处理超过220条各种各样媒体/介质的信息。如果缺乏必要的个人知识管理技巧,将导致生产力的极大降低。下面,我们简述一下个人知识管理的一些技巧和策略。
4. 个人知识管理的技巧
个人信息和知识管理的技巧包括过滤信息、高效阅读、记笔记、分析、综合和与别人有效沟通。具体地说,包括如下一些注意事项:
• 时间控制:如何有效地分配时间?
• 工作地点的舒适/整洁:健康的工作环境和生活方式、习惯如何提高工作效率?
• 快速调查:为产生高质量的信息,如何有效收集所需的信息?
• 文档组织:不同信息之间的逻辑层次/连接方式是什么?
• 信息设计:如何让信息更好地吸引注意力?
• 准确达意写作:如何选择合适的字/词和术语以及句型、段落组织,以准确表达意思而不影响行动?
• 信息处理的基础设施:如何良好组织办公室、桌面和计算机文件以提高工作效率?
• 过滤技巧:哪些是与工作相关的信息?哪些无关?应该如何处理?
• 快速阅读:考虑公司文化、语言和信息质量标准,如何快速阅读内部文件?
• 快速知会:如何更好地书写要表达的信息?
5. 个人知识管理策略的要素
必须为个人的知识管理制定策略,才能达到事半功倍的效果。制定个人知识管理策略必须考虑如下八项要素:
• 澄清你的信息需求:什么是你的目标、优先级和要做出的关键决策?为此你需要哪些信息和知识?
• 开发知识来源策略:你需要定期浏览哪些期刊或数据库?在你需要这些信息源的时候,哪些你可以方便地得到?为你需要的每一类信息确定最好的信息内容来源,包括人。
• 澄清哪些信息你希望“推”给你、哪些信息你根据需要去“拉”。你认为哪些信息你希望当他们发生变化时能及时通知你是必要的?宁肯冒着失去一些信息的风险,在自己需要时去找远比浏览所有信息更有效率。
• 确定如何和何时处理信息。对于进来的信息,你可以马上阅读、把它们归档或者丢弃它们;运用软件过滤器以自动处理进来的电子信息;将“推”变成“拉”。
• 设定哪些信息你需要归档和保存的标准。为什么你想保存它们?对于我而言,需要保存的信息只是那些精华文章、必要的参考资料和正在进行的工作。除此之外的大部分,我依赖Internet和其它资源,只要保证我能在需要的时候找到所需的信息就可以了,不必在本地保存大量的信息。
• 创造一个最适合你的工作活动和知识领域的、精心组织的个人文件系统结构。尽可能快地将文件处理完毕并归档,不要让它们处于“待阅读”状态。对于电子化的信息,运用搜索工具将你计算机上的所有信息,不管是哪种格式,进行索引。养成及时回复邮件、及时处理文件的好习惯。
• 优化调整你的信息。例如你可能将信息编辑组织成不同的目录,譬如说事实、观点和例证。当你比较和使用它们时,合成一些关键的概念和信息。
• 定期回顾你的信息。根据需要情况,坚决地删除那些无用的信息。有些人将他们的文件标注不同的颜色,以表示最后一次使用这些文件到现在的时间。如果有些文件在一定时间内根本没有察看过,那么就不要再保留它们。
四、结束语:做一名终生学习者
时代和环境在快速变化,对所有企业都提出了新的挑战,就像奥林匹克精神一样:更快、更高、更强,因此,学习、变革是因应挑战的不二法门。同样,对于我们每个人而言,也是如此。在传统正规教育下所学的知识不仅可能已经老化,而且是远远不够的,唯有通过快速学习,不断改善自身能力、态度、意愿,做一名终生学习者。
按照芭芭拉•布若汉姆(Barbara J. Braham, 2000)的说法,任何一个组织都有三种类型的学习者:
• 不愿学习者(reluctant learners)。他们的座右铭是“做一天和尚撞一天钟”,拒绝学习任何新生事物,不求上进,每天延续同样的做法。这些人可能会成为企业的负担,也有可能在企业面临经营萎缩、陷入困境时,不能适应企业的发展而被解雇。
• 悠闲学习者(leisurely learners)。他们的座右铭是“一切都回国去”。他们为满足现实的需要而按要求参加培训,认为这样已经足够了,不主动为将来的需要进行储备,不愿主动承担新的任务,或者主动请求参加培训。这些人可能适应现时环境的需要,但明天无法预料,今天不努力,明天就会成为冬天的“寒号鸟”。
• 终生学习者(lifelong learners)。他们的座右铭是“永远做第一个吃螃蟹的人”。他们坚持学习,积极参加集体学习活动,关注并预测未来的发展趋势,试验新的观念、实践新的方法,为未来发展准备好自我。
从以上三种分类可以看出,一个成功的和期望成功的商业人士,必须成为终生学习者。组织也应该大力培养和扶持这些终生学习者。他们是学习型组织的中流砥柱。
六、案例
案例1 挽救“人造奶油”
一家人造黄油的加工厂正在面临丧失一项关键技术的危险,因为他们只有两名能够掌握如何制造的脂肪人造黄油的工程师,而他们两位都已接近60岁。这里的主要问题是要知道在制造过程中何时按比例扩大。由于新手们对这一过程的错误判断,大量的人造黄油被扔掉。这家公司几次设法弄明白这两个人知道些什么,以及他们怎么能够成功的把握“火候”。他们派人同这两个工程师面谈,人们拿着笔记本紧随他们左右,观察他们的一举一动,努力寻找答案,但始终徒劳无获。为一的解决办法可能是找一位学徒,允许他或她重犯这些专家曾经犯过的所有错误。
案例2 四只猴子没蕉吃
四只猴子被关在一个密闭的房间里,每天喂食很少,猴子们饿的吱吱叫。
几天以后,从房间上面的小洞放下一串香蕉,一只饿得头昏眼花的大猴子一个箭步冲向前,可是当它还没拿到香蕉时,就被笼子外的一个水龙头泼出的热水烫得全身是伤。后面三只猴子依次爬上去拿香蕉时,一样被热水烫伤。于是众猴只好望“蕉”兴叹。
几天后,一只猴子“解放”了,换进另外一只猴子进入房内。当新猴子肚子饿得想试着爬上去吃香蕉时,其它三只“老”猴子马上制止它,告诉他:“那儿有危险,千万不可尝试。”于是这只新猴子也老老实实不敢去碰香蕉。
过了几天,又一只猴子出去,另外一只猴子进来。同样,当这只新猴子想吃香蕉时,不仅剩下的两只受过伤的“老”猴子制止它,连没被烫过的那只猴子也极力阻止它。
当原来所有4只猴子都已被换走之后,房间里没有一只猴子被烫过,笼子外的热水机关甚至也被取消了,香蕉唾手可得,可没人一只猴子敢前去尝试取下香蕉。
案例3虞有澄的时间管理
Intel的资深总裁虞有澄对于时间管理,有三个提高效率秘诀:
• 认真管理自己的工作日程
每个人的工作时间有限,选择做什么事或不做什么,往往成为决定因素。许多经理人习惯将工作日程交由秘书代为安排,而他就按照秘书的安排参加一个又一个的会议,就像医生按挂号次序为一个接一个的病人看病一样,非常被动而低效。
而虞有澄却是自己决定自己的工作日程。以每星期工作五天、每天工作8小时计算,每周工作合共40小时,他首先界定某些问题将要花上多少时间,例如与不同部门或项目小组的下属开会,需15小时;与客户会面,需10小时;每周都是如此固定下来;接下来的15小时,他便根据不同时期的主要工作而安排,例如要加速产品开发,他会空出10小时来,作为开会讨论、研究该项产品开发的相关议题。如此一来,他会“狠心”的对一些会占用他时间、而又不太重要的事说“不”了。最后剩下的5个小时,平均分配在每一天,用来回复电子邮件、签批文件等。
• 掌握最新的资讯
不掌握先机,在这一日千里、日新月异的世界中,就注定被淘汰。虞有澄身高科技行业,变化速度更快更新。他每天早晨七时左右,在离家上班前,已读了《华尔街日报》,对产业界或财经大事了然于胸。其他如《亚洲华尔街日报》、台湾的《天下杂志》、《PCWeek》等也都不会错过。
他说“我观察到,无论是比尔•盖茨,还是葛洛夫(英特尔公司总裁),都有一个共同的特性,那就是他们的信息永远比别人快一步。”盖茨每天都花许多时间跟别人交谈,在谈话中获得许多第一手讯息;而葛洛夫就每天花很多时间在阅读和上网。每天晚上,他都先上网看第二天才出版的报纸的重要新闻,这样他比其他人早了几个小时得到资讯,也有时间比其他人早一些来探研对策。
• 有效授权
要提高生产力,第三个秘诀就是“有效授权”,也就是将他认为应该完成的一部分事情,交由下属去处理,要清楚地告诉下属应该在何时达到何种效果,而且是越明确越好。例如他会告诉一个部门经理:“我认为这项产品的开发工作做得不好,有什么解决之道?请在30天内给我一个完整的报告。”虞有澄补充说,作为一个顶级管理人,一定要记住继续跟进──那位经理30天后是否完成了任务?是否需要其他协助?如果完成了,要给予肯定;做得不好,便“毫不留情”地提出要求。
以上三个提高个人效率的秘诀,重心还在于如何发挥时间管理的杠杆效应,以提高生产力。