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最近在海内看到一个人的时间管理经验，我的感觉收获颇多
http://www.hainei.com/blogs?r=125364&p=2
写在前面
我尽量不抒情，不说废话，如果你真的想了解我的方法，也请认真的看。另外，尽管时间管理很有效，但不是万能的，我的看法和我的实践仅适合我本人，希望你能够在实践中找到适合自己的方法。
为什么需要时间管理？
1、当你觉得时间不够用时；
2、当你觉得脑子里面很多事时；
3、当你觉得工作太琐碎，毫无重点时；
使用后的效果：
1、让自己工作起来很放松，比过去的工作效率提升很多；
2、当一周完成时，不会为写工作总结而苦恼；
3、老板问你的每件事，你都知道进展；
负作用：
1、有可能让你有些许焦虑感；
使用中遇到的困难：
难以坚持！但是请相信，任何事情干两个月就可以成为习惯，坚持一下，养成一个收益终生的习惯吧！
原则：
1、能办的事情，立刻办。
如果你现在空闲，老板让你办一件事，立刻去办，不要拖延，越拖事情越多，或者一会就忘了。另外，2分钟可以完成的事情，立刻完成，不需要时间管理！如果他属于一个重要项目的一部分，你希望事后可以跟踪，你可以顺手写在电脑边的笔记本上。
2、不要相信自己的大脑。
不要高估自己，大脑最不可靠，回忆一下你曾经忘了多少事情吧？把那些在2分钟内无法完成的事情，立刻记下来（记录的地点取决你的习惯，我后面会介绍我的具体实践工具）。
3、聚焦。
不要三心二意，不要对自己说，我看一篇新闻，然后处理一封邮件，这样工作没有压力。错！！！，一个时间段内完全聚焦于当前的事情，尽可能的关掉MSN和 QQ，如果可能的话，可以买一个小的定时器，强迫自己养成在限定时间内完成的习惯。一旦你习惯了这种完全聚焦的做事状态，你的工作效率会极大提高，你也会有更多的时间看你的新闻和小说。
我对时间管理的定义就是在有限的时间内将事处理好。
我把事分为两类：事件和事情。
事件有明确的时间。比如2点的会议，中午12点要和客户吃饭。
事情很好理解，就是一件件的事，通常没有明确的时间要求。比如你要去商店买东西，这个事情你可以周日去，可以在周日的任何时间去。
事是怎么产生的？
1、自身大脑。比如我们觉得周日要去买衣服，我希望在周日约某人吃饭。
2、邮件。这是上班族最多的信息来源。
3、电话和口头。这种事情最容易忘记，因为它来自外界，而且不象邮件那样有迹可循，常常是当时如果不行动或记录，很快就会抛到脑后。
我对事件的管理
1、如果我在网上：我看到了学校这周的课程表，我把自己需要上的课和时间立刻录入google calendar；如果有客户约我吃饭，我立刻将时间和对象录入google calendar。
2、如果我不在网上：朋友电话告诉我，周末早上7点去爬山吧，如果我去，我立刻将"07:00 香山"录入我的nokia e71的日历中。
3、我利用goosync，将手机上的日历和网上的日历进行同步，具体步骤请看我的"统一你的行事历"。
因为手机我随时随地携带，即将发生的事件总是显示在屏幕上，还会提前用闹钟提醒我，这样约会、开会和吃饭我就不会忘记和迟到；每个月15日报销的时候，我打开google calendar，这样每张出租车票和餐费发票是怎么来的，我一目了然。
下面我介绍我对事情的处理方法，首先先介绍我使用过的工具和我的看法。
我的时间管理工具之笔记本
优点：可以随时携带，方便记录。我曾经将每个事情都用黑色笔记录在笔记本上，完成一个用红色的笔划掉一个，这是我刚开始实践时间管理的方法，也算提高了我的时间管理能力。
缺点：不利于检索，不利于排序、组织等。当我回顾某个客户的时候，要翻半天笔记本，非常不方便。
我的时间管理工具之软件（outlook等）
优点：利于检索，方便组织管理，功能强大。尤其是outlook，我们可以很方便的在邮件后加注标志，提醒自己处理。对于工作主要以处理邮件的人来说，outlook是一个非常好的时间管理工具。
缺点：不能随身携带。如果不在电脑前的时候，老板交代一件事，怎么把它记录下来呢？ chandler这个软件试图通过网络hub的概念来解决，我期待它的表现。outlook还有一个微软的通病：庞大臃肿。
我的时间管理工具之即时贴
优点：醒目；缺点：琐碎！
所以只有特别重要的事情，我用即时贴来加深印象，但决不能用它来管理事件，否则你会陷入即时贴的海洋。
那么每个人都可以猜到我现在用的事件管理工具了，没错，就是网络！下一篇来介绍我如何用网络工具来进行时间管理。
为什么选择网络作为时间管理工具？
1、网络是随时随地的。我工作日有8个小时坐在电脑前，回家后也有电脑，其它时间手机也可以让我随时上网，网络无时无刻不在我周围。
2、网络是稳定、可靠的。我不用担心它被病毒感染，不用在每次重装操作系统的时候备份他。
3、网络是开放的。我可以通过任何终端接入网络，任何终端的数据也可以方便的录入网络。
通过比较选择，我采用"remember the milk"（rtw）这个网站来作为我的时间管理工具，下面是我利用rtw来进行时间管理的经验。
第一步：判断
我在第一篇文章提示过，2分钟以内的事情立刻办，不用时间管理工具，如果你希望记录下来，可以事后录入rtw中，让自己以后方便检索。如果2分钟内无法完成，那么就把它当作一个任务（任务＝事情），无论什么任务，全部录入到你的"收件箱"。
第二步：收集任务
当你在rtw注册了后，进入任务视图，你会发现，有一个"收件箱"。还有一些默认的分类，比如"工作"、"生活"和"学习"，我的建议是删除这些分类，只保留"收件箱"。这么做的原因是：
1、简单。这也是整个时间管理最重要的因素，只有简单，才能让我们能够坚持下去。将所有的事情都输入到"收件箱"，不用思考，够简单吧。
2、我的事情主要是工作。工作占我时间管理的90%左右，所以还不如将所有分类合并，后面我再告诉你，怎么将生活或者学习的事情区分出来。
3、方便跟邮件结合。rtw分配给每个人一个单独的邮件地址，当你发邮件给客户询问合作意向的时候，顺便密件抄送自己的rtw地址，这样你的"收件箱"就会多出一个任务。
收集任务的具体实例：
1、我在电脑前。老板说你分析一下上周的数据，周二发报告给我。这是一个信息，我无法在2分钟之内完成，决定周一下午干，我打开"收件箱"，按快捷键"t"，输入"写上周数据报告"，然后按快捷键"d"，输入"monday"。这样一个任务就添加完成了。这个数据报告是我每周都要做的，那么我就再按下快捷键"s"，输入"weekly"，这样每周一我都会有一个"写上周数据报告"的任务了。
2、我用邮件。数据报告中的源数据是小张提供，我发一封邮件给他，同时密件抄送我的rtw邮件，这样"收件箱"又多了一个任务。我按d设置时间为"monday 11am"，这样下周一，我就会看到这个任务，去催小张给我数据。
3、当我在外面。客户甲说我们同意跟你们合作，周一发一份合同给我吧。我用手机访问rtw的wap网站，或者直接用手机发一个邮件给"收件箱"，邮件中可以直接标注时间点。
第三步：任务分类
1、将任务分成三种状态，一是action，可以列在行动列表中。一是waiting，比如我让小张帮我准备报表，这个活分配给他，等他的答复。还有一种是someday，我想年底去长白山，但还没有具体的计划。someday这种任务一定要记下来，否则很多灵感就这样白白丢失了。
rtw有一种tag的概念，也就是标签。我将所有waiting的项目加上waiting的标签，将所有someday的项目加上someday的标签。大多数任务是可以立刻行动的，我将不加waiting和someday标签的任务，全部默认为是可以立刻行动的。
2、任何事情如果超过三个任务，就称为一个项目。比如跟客户甲接触，那么我将发送报价、谈判合同和后续服务等所有任务都加注“客户甲”的标签。rtw的界面右侧有一个tag云，你选择“客户甲”就可以看到所有任务了。
还有一种观念是，新建一个列表，将所有属于这个项目的任务移到这个列表，当这个任务完成的时候，可以在设置里面将这个列表存档。因为我的工作比较琐碎，不适合这种，所以就不单独介绍，有兴趣的朋友可以自己实践一下。
3、在指定的地点做指定的事情。rtw的每个任务有一个“地点”的参数，你可以输入这个任务发生的地点，比如“公司”，“家庭”等，当你在公司的时候就专注于发生在公司的事情，而不要去想着家庭的事情。前面我也提到过，我的时间管理主要用于工作，所以90%都在公司发生，我用了一段时间这个功能，后来觉得不太实用就放弃了。
注意：
1、action和waiting的任务，必须加一个完成的时间点。
2、尽量将你的任务描述详细，我的任务基本都跟客户相关，所以一般我按快捷健加标签“waiting, 客户名称”，这样以后查看某个客户相关的任务非常方便，也算是一个小小的客户管理系统了。
管理任务
1、在页面的搜索框中输入not tag:waiting and not tag:someday AND NOT dueAfter:"2 weeks from today"。搜索的结果是那些需要在2周内行动的任务，然后保存为“Do it！”标签。为什么要设为2周内呢，是为了让我们更好的聚焦当前的任务。如果你擅长给任务分配重要性，你可以再加上重要性的参数，这样就更加聚焦到重要的事情。
另外一个小技巧是，在收件箱内建立“--Born to win!”这样的激励你的语言，设定时间为Today，重要性设为1，然后每天重复。这样在Do it的列表中，这样的名言就会排在最前面，每天打开列表这句话都会激励你，心里重复一遍后就点击“完成”按钮。
2、在页面的搜索框中输入tag:waiting，存为Waiting。因为waiting的事件不是很多，所以我没有设定事件限制。
3、在页面的搜索框输入 tag:someday，存为Someday。每天需要关注的是Do it！和Waiting两个列表，Someday可以一周关注一次，如果可以执行，就去掉Someday的标签，加上任务详细信息，这个任务就到Do it！列表中去了。
执行任务
前期我们把事情分类和整理清楚，接下来就是行动了，面对一个有条理的列表，我们一定要提醒自己“聚焦”，一件件的把事情完成，千万不要想一下执行几个任务，下面是我的执行步骤：
1、每天打开rtw后，将目光聚焦到Do it！列表，一件件的事情去执行。
2、执行完后，可以催促别人完成waiting列表中的任务。
3、在无事可做的时候可以提前完成其它任务。
回顾任务
相信每个人都有写工作总结的时候吧，有了良好的时间管理习惯，工作总结写起来会很轻松。
1、在搜索框内输入completedWithin:"2 week of today"，然后保存为Bi－weekly report，两周内完成的所有任务就会列出来，这样写工作总结的时候就轻松多了吧？
2、然后去我的Google calendar去回顾一周发生的事件，需要的话，补充到我的工作总结中。
3、然后打开我的Outlook收件箱，看看那些被我在2分钟内答复的邮件，如果需要的话也补充到工作总结中。
写在最后
1、我对时间管理也是在不断的摸索，现在做的也不够好，如果有写的不好的地方，希望得到指正，也希望得到别人的经验；
2、与人玫瑰，手留余香。通过分享，我得到了提高，如果谁对时间管理有兴趣，希望能够多多交流。
前几天买了David allen的原版《Getting things done》，只看了其中介绍流程的一张，印证了一下自己一直以来的野路子，有了一些收获。另外再加上这段时间的实践，再分享一些经验给大家。
聚焦和立刻行动
如果没有这两个词，GTD无从谈起，在处理事情的时候，一定要不断提醒Focus和Do it now。
收集信息
之前也讲过收集信息，David书中提到了一点我觉得也很有用：尽可能的减少inbox。也就是说尽可能的让信息汇聚到一个“盒子”里面，而不是分散在多个，那样容易混乱。我目前的inbox有两个，一个是RTW，一个是Outlook。Outlook只是一个次要的“盒子”，能处理的尽快处理，不能尽快处理的，或者需要等待别人完成的，或者重大事项立刻转移到RTW中。那么我再回顾一下我自己处理邮件的流程：
1、每天早上打开Outlook，一封封查看邮件，需要回复和处理的，在后面加上后续标志；
2、查看带有后续标志的邮件，需要回复的立刻回复，需要其他人处理的或者重要的，在转发或者回复的时候，同时抄送RTW收件箱；
3、然后，将后续标志去掉，让outlook保持清爽，让自己聚焦在RTW的inbox中。
整理inbox
经过一段时间的时间，我发现RTW的收件箱过于庞大，所有信息都在里面，这样固然有好处，但是对于整理任务也是一个挑战，尤其是刚刚用邮件转发过去的任务，还需要找出来，然后再加上日期和标签。于是我自己又新建了一个列表：
due:never not tag:someday not tag:waiting priority:none
针对的就是那些刚刚添加进收件箱的任务，保存为“X-BOX”，每天需要在这个小“盒子”里面查看一下那些未整理的任务，这样就再也不用去看那个庞大的收件箱了。
又经过一个月的时间管理实践，我的时间管理方法遇到了新的问题，也总结了一些解决的办法，写出来与朋友分享。
下一步？
一个任务在录入时间管理系统后，往往由很多步骤组成，拿一个工作实例来举例-“谈判新客户”：
在inbox中输入“打电话给张**”，设定结束日期，并且在结束日期前给张打了电话；
在这个步骤后容易出现问题，就是表面上看“打电话给张**”这个任务已经结束了，但实际上后续工作还有很多，如果不及时添加下一步动作，那么可能就会让项目产生断点。所以，在完成任务后，一定要提醒自己，是否有下一步行动，如果有，请及时添加！
回顾
我之前仅仅将回顾当作一个不重要的步骤，经过最近的实践才发现，回顾实在是时间管理不可缺少的一环。
还是第一个场景，在给张**打过电话后，如果忘记了添加下一步任务，通过回顾，可以很快的弥补自己的遗漏；
假设第一个场景完全结束，已经跟张**达成合作，因为我的客户很多，可能在达成合作后，会遗忘继续跟踪张**，通过回顾，我可以回想起曾经谈过这么一个客户，看看它的合作情况最近如何了。那么如何才能适时的回顾起张**客户呢？
我想了一些办法，最后决定采用自己过去忽视的”重要性“参数。
重要性
选中一个任务，按数字键”1“或者”2“、”3“就会将任务设为不同的重要性，过去我一直都没有采用这个功能，现在发现它可以帮我解决很多问题。
很显然，大部分工作的重要性都是0的，并且需要回顾的任务，肯定是相对重要的。那么再添加任务的时候，我就多按一个键，将项目的第一项任务”打电话给张**“添加上重要性3。
在搜索框输入 completedWithin:"3 month of today" and (priority:2 or priority:3) ，然后保存为 Review 这个列表。
这样，没事的时候可以点开这个列表，三个月内做过的比较重要的工作一目了然，看看是否有什么需要跟进，如果有，那就立刻行动吧。